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B端产品实施过程,有四个「关键」

为什么功能完备、交互体验友好的产品在公司实施落地后水土不服?用户怨声载道,多方吐槽?项目最后没有如预想的给公司带来人效的提升?

业界有一句话被大家熟知:“三分产品,七分实施”。意思就是说,要想完成项目的目标,工具产品本身的功能只占三成,大部分需要靠实施交付。就像即便我们购入了新鲜的鱼,烹饪技术的高低才是最终决定是否能产出美味佳肴。

有的人会认为:“外部采购回来的工具产品,一切交给供应商。“如果您有一样的看法,那么劝您趁早打消这个念头。因为供应商往往没有足够的时间和机会去了解客户的实际业务。但是内部IT部门则不同,实现商业价值、赋能业务,才是甲方项目经理的价值所在。

那么,如何才能更好实施交付,让产品在企业实际业务发挥出应有的价值呢?本文以电子签产品实施为例,总结出B端产品实施中甲方项目经理要做好的四个关键。

一、获得高层支持

在公司内部推行数字化工具,离不开高层的支持。只有获得高层的充分支持,项目才能师出有名。如果脱离高层支持,一方面是没有项目资金,另外一方面是无法获得业务部门的全力配合。

那么如何获得高层的支持?

1. 确定项目与企业战略的关联性

企业有愿景,有战略,而战略是通过具体的项目来实现的。比如,电子签项目符合数字化的企业战略目标。

2. 当前业务存在的痛点总结

基于现实的公司业务,梳理出纸质文件签署过程中的不足。比如文件签署效率低、文件篡改、邮寄及归档费用高昂、文件查找繁琐、文件丢失等等。通过调研,获取实际的证据,说明业务需要花费的时间、企业需要花费的成本。

在成本方面可以结合业务每年的文件签署业务量进行量化。比如,纸质合同一般在10页,每份合同的邮寄费用10元。假如企业每年的合同业务量为2000份的话,那么需要20000页纸张,20000的邮寄费用。

3. 引入电子签对公司业务的价值

需要对市面上常见的电子签产品进行分析比较,熟悉其特点。总结出电子签能带来的业务价值。

最后需要明确提出需要从高层获取哪些支持。比如资金支持、人力资源支持等等。

二、滚动式计划

制定详尽的项目实施计划,有利于PM梳理工作思路,掌控项目进度,让工作有序开展。但是,项目具备不确定性,我们无法在最开始就预估出项目需要完成的所有具体事项。如何解决这个矛盾呢?

滚动计划,简单来说就是一种迭代式的规划方法。详细规划近期要完成的工作,概要性规划远期的工作。在项目的进展的过程中逐渐明晰。

立项之初,拟定大的milestone,详细规划了招投标阶段的详细任务和时间安排。

ToB产品实施过程的四个关键

【电子签项目实施计划】

除了制定计划,执行计划同样重要。为了让计划得以执行,我们通过周会的形式与业务方review每周的完成情况、下周的安排以及问题协调。与供应商则保持灵活的沟通方式和节奏,及时跟进项目。

三、管理定制需求

在标准化产品应用到大型企业中的时候,往往需要通过或多或少的定制化来实现融合和跨越。定制化需求管理包含定制化需求挖掘,辨认真伪和优先级排序。在B端产品的实施中,需求挖掘尤为重要。

1. 企业应用架构层面的定制需求

ToB产品的目标角色,除了使用的角色之外,还有企业本身。引入新的工具,一般不会是一个孤立的存在,而是需要跟现有企业应用架构进行连接,融入到应用架构中。

我们不妨代入企业CIO/CEO角色,去思考这个问题。这里隐藏掉其他应用,我们只看与电子签的上下游应用。

ToB产品实施过程的四个关键

我们思考到HRMS需要作为电子签平台的组织架构和人员的来源,OA系统可以连接法大大平台完成采购合同的业务闭环,HRMS系统也可连接法大大平台完成劳动合同签署,CRM系统也可连接法大大平台完成销售合同的签署。

同时,我们需要善于和供应商合作,获取行业最佳实践,运用到企业中来。

梳理出需求之后,再约CIO访谈调研,再做调整。

2. 产品功能层面的定制需求

这一层面的需求建议引导业务方试用系统并获取业务反馈。

通过供应商的宣导,业务方对电子签会有所了解,但基本上也是停留在比较粗浅的层面。况且市面上不同的电子签产品的用户体验也不同。如果业务方没有试用过产品,就无法提出具体的需求。在电子签项目中,我们是这样来开展的:

① 部署用来测试的环境并开通相关账号和权限。

② 整理出操作用例,指引业务”代入“使用。例如:

ToB产品实施过程的四个关键

【电子签部分操作用例】

③ 组织培训,让供应商对操作用例进行详细讲解和演示,业务同步进行操作。可以分多次培训进行。

④ 登记业务操作过程中提出的问题和需求。

准备问题清单和需求清单,收集业务操作过程中提出的问题和需求。

问题清单如下:

ToB产品实施过程的四个关键

【电子签项目的问题清单部分内容】

通过对问题进行分析,给出反馈。有的问题可以转为需求进行解决。比如根据问题2的答复,我们结合业务实际,提出定制化需求:如果账号不存在,则提醒用户,并且无法发送文件。

需求清单如下:

ToB产品实施过程的四个关键

【电子签项目需求清单部分内容】

通过对需求背后目标的挖掘,筛选出真实的需求并投入开发和验收。

四、建立运营体系

就如前面所提到的,有了电子签工具之后,用户可以使用电子签工具发起合同、签署文件、文件查询等操作,提高合同签署效率、降低文件的签署成本,同时也能方便快捷地找到合同。

然而,这些便捷性的操作离不开后台运营的支持。比如随着业务的开展,企业组织架构会出现变动、人员也会发生调动,那么基础的配置就需要及时更新维护,否则将会影响到工具的使用,从而影响业务的正常开展。

具体我们是这样来构建的:

1)构建运营体系MVP

拉通企业的内控、供应商,理清目前企业的组织架构和企业运营方式。结合行业最佳实践,将操作用例进行分组。

ToB产品实施过程的四个关键

【电子签部分角色和权限】

2)在UAT环境中组织用户演练,获取用户的反馈,并进行调整

3)角色成员变更流程

系统日常运行中,由于业务变更或者人员调整,需要变更角色权限,需要向谁申请变更?审批流程如何?需要提供什么信息?谁负责最终的系统操作?也属于运营体系的一部分。

可以利用OA平台配置权限申请流程进行线上管理。

4)问题反馈机制

用户在使用电子签过程中遇到了问题,应该如何反馈?谁负责解答?企业有没有统一的IT系统反馈渠道等等。可以组建企业微信群,梳理FAQ,对问题进行统一的解答。也可以运用机器人自动答复功能,将常见的问题进行整理,让机器人提供答疑服务。

五、写在最后

当下,很多企业都在做数字化转型,不惜投入巨额资金,采购数字化工具、聘请咨询顾问等等。

但是其实除了供应商的产品及经验之外,企业本身的配合也是至关重要的,非常考验甲乙双方项目经理的沟通协调能力。

对于甲方项目经理而言,做好业务与供应商之间的沟通桥梁,充分利用供应商的专业,根据企业的实际情况梳理出需求清单和建立运营体系,才能确保数字化工具贴合企业业务实际,发挥出应有的价值。

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